دوسال پیش وقتی هنوز مدیر نبودم، با داشتن ۱۲ سال سابقه تو همین اداره، مجموعه اى از کارهای متفاوت از روابط عمومی تا اداری و هیئت مدیره زیر دستم میومد و من کوچکترین جزئیات کارهامو تو دفتر یادداشتم می نوشتم. شاید زمانی حدود یک یا دو ساعتم صرف توضیح و تحلیل روابط و موقعیت هایی می شد که به هنگام کار پیش میومد. برای همین پس و پیش اتفاق ها و کارها به خوبی تو ذهنم بود و اگر هم نیاز به یادآوری داشتم، به یادداشت های روزانه ام مراجعه می کردم. و البته اگر کسی هم از مدیرها یا مراجع ها نیاز به سابقه ای از سال های پیش پیدا می کرد یا حتی می خواست کار جدیدی رو شروع کنه، سراغ اولین کسی که میومد، بعد از رئیسم، من بودم.
چند روز قبل از عید امسال تصمیم گرفتم یه بک آپ از محتوای کامپیوترم بگیرم و یه نسخه از همه چیز رو بریزم تو لب تاپ جدیدم؛ این اواخر به دلیل اینکه دائم در حرکت از این جلسه به اون جلسه هستم، حجم کارهایی که نیاز دارم هر چند دقیقه یک بار کنترلشون کنم، روی هم تلنبار می شدن و برای انجام دادنشون استرس می گرفتم. اما خب فکر داشتن لب تاپ شاید یه بخشی از این استرس ها رو کم کنه.
اینو داشتم می گفتم، بک آپ من شامل طبقه بندی تمام اطلاعات و گزارش ها و طرح ها و ایمیل هایی میشه که تو این ۱۴ سال انجام دادم و به راحتی با حجم اطلاعاتی معقولی قابل انتقال به یه سیستم دیگه است. حالا مثلا وقتی می خوام یه گزارش مجمع در بیارم، فقط باید مشخص کنم، گزارشم شامل چه سرفصل هایی میشه.
تو این دوسال آخر یه سیستم اتوماسیون اداری رو راه اندازی کردم و همه به نوعی مجبور شدن باهاش کار کنن. حداقل برای ثبت نامه هاشون. امسال نتیجه این دو سال کار سیستمی رو به چشم دیدم. حالا به محض اینکه به گزارشی نیاز دارم، با یک گزارش ساز ظرف چند دقیقه اطلاعات میان بیرون و پرینت میشن. در شکل اجرای کار اگر تغییر ایجاد شده، اما در یک چیز نه؛ هنوز هم اگر کسی اطلاعاتی بخواد، بعد از رئیسم میاد سراغ من.
تا همین دو سه ماه پیش که یکی دو تا از جوون های جاه طلبِ تازه عضو هیئت مدیره شده، صحبت مکانیزه کردن اطلاعات رو پیش کشیدن، حتی نمی دونستن که من قبلا چنین سیستمی رو اجرا کردم و دارم تو كارهاى جاريشون استفاده مى كنم. انتظار داشتن که فكرشون با کلی به به و چه چه مورد تشویق و تقدیر قرار بگیره. از وقتی که فهمیدن پایه کار و ثبت و ضبط اطلاعات انجام شده و ديگه چيزى به اسم بايگانى فيزيكى وجود نداره، اومدن روی موضوع اپلیکیشن تمرکز کردن؛ اینجا هم يك اتفاقی که افتاد، این بود با شرکت پشتیبان از ابتدا صحبت داشتيم و نسخه تحت وب و اپلیکیشن پيش بينى شده بود؛ درست در وقتی كه نیاز به استفاده اش برای هیئت مدیره پیش اومد، اونو با تمام امکاناتش رو کردیم.
اما چه اتفاقی بعدش افتاد؟
اون يكى - دو نفری که دنبال تغییر و تحول و سفت کردن جای پای خودشون بودن، از این نوع عملکرد خوششون که نیومد هیچ، شروع کردن به ایراد گیری و بهانه گرفتن و هر روز چیز جدیدی رو به این داستان اضافه کردن. به خیال خودشون دست گذاشتن رو نقطه ضعف های کارشناسی و اطلاعاتی سازمان؛ در واقع وقتی دیدن یک مجموعه ای قبل از خودشون به این موضوع فکر کرده و یه بخشی از راه رو رفتن، به جای تشویق کردن رسیدن به متلک پروندن که این سازمان چارت نداره و همه چیز تحت کنترل و نظارت یه نفره و بقیه که کار نمی کنن و فقط اجرا کننده صرف هستن و از این داستانا.
اینو می خواستم بگم:
در سازمان ها و اداره ها دو دسته آدم می بینیم. یه گروه که محیط کار براشون جاییه که وقتشونو بگذرونن تا شب بشه تازه برن سر وقت زندگیشون. یک گروه دیگه کار رو بخشی از زندگیشون می دونن. رشد می کنن، براش تلاش می کنن؛ به گذشته شون که نگاه می کنن، از کارشون لذت می برن.
عملکرد گروه دوم اگر چه رضایت شخصی و عمومی رو به همراه داره، اما خودش بزرگترین مشکل رو برای سازمان ایجاد می کنه. مشکل «معیار مقایسه».
این گروه دوم در طولانی مدت تبدیل می شن به معیار مقایسه با گروه اول و باید پاسخگوی هر چرا و چگونه ای که ریشه و علتش در عملکرد گروه اول قرار داره، باشن. حتى اون كارايى كه نمى كنن.
